Gdy pragniemy posiadać świadomość, że nasza
firma prężnie działa oraz nie powinna się obawiać żadnych kontroli, to musimy się dowiedzieć, czy wszelkie faktury dotrą rzeczywiście tam gdzie powinny. Okazuje się być to o tyle istotne, że to przecież one będą poświadczeniem wszelkich naszych zakupów oraz sprzedaży, a też zezwolą się orientować w sprawach
finansowych, dlatego nie możemy sobie zezwolić na ich zgubienie.
Nikogo nie dziwi fakt, że faktura po przyjściu do firmy musi być opisana przez odpowiednią osobę, a następnie zaakceptowana przez dyrektora, lecz takie procedury niejednokrotnie powodują, że faktury gubią się po drodze oraz nie trafią do księgowości, w rezultacie czego konieczne okazują się być duplikaty. By uniknąć tego typu zdarzeń powinniśmy inwestować w elektroniczny obieg faktur, który pozwala na błyskawiczne wprowadzenie przychodzącej faktury i przekazanie jej do opisania (Efematic). Dzięki takiemu programowi mamy gwarancję, że konkretna faktura dotarła do przedsiębiorstwa, co więcej posiadamy zapisany czas zapłaty, więc nie powinniśmy się bać spóźnień, a gdy już taka faktura(polecamy
rozliczenia roczne gdańsk) dobrze opisana dojdzie do księgowości, to będzie miała szansę być od razu dopięta do archiwum w dobre miejsce. Tego typu system zezwala nam na dokładniejsze kontrolowanie nadchodzących faktur, a co się z tym wiąże, już nie będziemy zmuszeni się bać ich zaginięcia, gdyż nic takiego nie będzie miało miejsca. Identycznie jak nie przyjdzie do pomyłki więc podwójnego wpisania tych samych faktur.
