Menu strony
Thomas-It

Kilka słów o tym, jak możesz usprawnić funkcjonowanie swojej firmy

Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest wolny i zawodny, ze względu między innymi na fakt, że jakiś istotny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego następnie wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym unikania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego jako workflow.
E-biznes, internet


Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition): "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części - strona internetowa -, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Polecamy też

Twój komputer za wolno pracuje? Poznaj sprawdzone sposoby na jego wyczyszczenie ze zbędnych rzeczy

komputer
Komputer to sprzęt, który jak każdy inny prędzej czy później się popsuje. Na szczęście mamy możliwość zabezpieczyć go przed za szybkim zużyciem, a jedną z metod jest troszczenie się o to, aby nie był zagracony. Naturalnie nie zawsze chce nam się przeglądać dokumenty lub aplikacje w szukaniu tych niepotrzebnych, ale to naprawdę konieczne, jeżeli liczymy na przyspieszenie Windows 7 bądź w ogóle sprawniejsze włączanie systemu.


Ogólnie pojęcie to jest używane w odniesieniu do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy takie pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu określonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zlecenia (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument (www.efematic.pl/) szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone operacje na dokumentach i sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty i umożliwiają ich szybkie odnalezienie.


To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozważenia jest również kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.
Opracowanie: G.S.
18/07/16, 07:09:02