Menu strony
Thomas-It

Przepływ wiadomości o klientach w firmie

Nie raz zdarzyło się, że w biurze podziała się pewna faktura lub zapomniano aby ją zapłacić.Odchodzi się już od teczek z dokumentacja papierową. Nie jedna firma dazy do tego, aby wdrożyć systemy zarządzania dokumentami na coraz wyższym poziomie.
Papierologia.
Wzrastająca liczba dokumentów do wypełnienia blokuje nam przepływ wiadomości. Obieg faktur bardzo często jest spóźniony . Aby nie miały miejsca takie właśnie wydarzenia idealnym pomysłem jest elektroniczny obieg dokumentów. Co to w ogóle jest? Tworzymy kopie pism papierowych i zapisujemy je w postaci cyfrowej. Aby ułatwić i aktywować przepływ np.. rachunków z jednego miejsca w doradadzamy wprowadzić program do zarządzania dokumentami. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Jest toinstrument któryzezwala nam swobodny przepływ informacji który jest szybszy i sprawniejszy. Jeśli do biura przychodzi list, ma obowiązek być zeskanowany i rozesłany do do ludzi zajmujących się taką sprawą. W gdy robimy to z wersją papierową zajmuje to więcej czasu ze względu,że dysponujemy jednym dokumentem, oczywiście można skopiować, ale po co tracić papier? Wprowadzenie takiego narzędzia do firmy usprawnia ją i oszczędza czas pracownikom. Żadna osoba nie mam potrzeby przekopywania się przez setki dokumentów czy segregatorów, wklepuję nazwę dokumentu do komputera, który z miejsca znjaduje plik. Jedynym czasochłonnym przebiegiem będzie wprowadzenie wszystkich danych do bazy, można jednak oddać to firmie zewnętrznej.

w jaki sposób wdrążyć system do firmy

Wiele zakładów pracy jest podporządkowanych od procedur biznesowych. Wprawdzie procesy te nierzadko są prowadzone przez program, bardzo duża ilość spraw w zakładzie pracy jest zależnych od od osób fizycznych. Automatyzacja interakcji między ludźmi, którzy uczestniczą w procedurze, jest w stanie usprawnić strategię działania organizacji. Wprowadzenie struktury workflow przyniesie zakładowi pracy niezbędne korzyści. Tak jak powyżej było napisane do wprowadzenia tego systemu można podnająć firmę zewnętrznąlub zrobić to samemu. Możemy wydzielić do tego pare osób które w ramach swojej pracy będą wklepywały dokumenty do komputera. Ważne jest, aby nie robić zaległości. kompletna aktualna poczta powinna zostać wprowadzona od razu i być konsekwentnie wprowadzana.


Polecamy też

Kserokopiarka w biurze

Istnieje parę maszyn, które są niezastąpione w działalności każdego biura. Gdybyśmy mieli zrobić zestawienie najpraktyczniejszych urządzeń w biurze, z pewnością na czołowym miejscu stanąłby PC. A na następnej lokacie stanęłaby się bezdyskusyjnie kserokopiarka. Sprzęt ten właściwie cały czas jest w użyciu w każdym biurze, dlatego dobrze załatwić jej fachowy serwis.


Następnym etapem będzie wprowadzanie dokumentów, które zawsze są niezbędne a końcowych tych przechpwywanych w archiwum. Większe bezpieczeństwo przebiegu akt oraz biegłość ich przepływu sposowuje, że nasi klienci będą zaspokojeni. Będą obsługiwani szybciej i bardziej kompetentnie. Chętniej będą zwracali się do firmy o zakup towaru lub usług.
Opracowanie: Arek
19/06/07, 10:34:48