Menu strony
Thomas-It

Obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.
komputery
Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nienormatywnego rozdziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia (zobacz znaki bhp) ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.


Polecamy też

Systemy workflow

Praca przy komputerze
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli warto by rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów.

Jeśli zainteresował Cię ten tekst, kliknij ten link - to naprawdę świetne opracowanie tej kwestii. Obowiązkowo to zobacz!

Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.
Opracowanie: G.S.
19/03/09, 07:19:02