Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu
program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.
Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników
model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nienormatywnego rozdziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby
zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.
Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z
programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.
