Menu strony
Thomas-It

Systemy workflow

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w spółce to kwestia przetrwania. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu koordynacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.
Praca przy komputerze
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nietypowego przydziału powinności pracowniczych, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Polecamy też

Obieg dokumentów

komputery
Obieg dokumentów w firmie firmie to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.


Dane mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich dokładna segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Najbardziej to drzewa "odetchną z ulgą". Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza firmą.

Kliknij na odnośnik kurs kadry i płace warszawa, on przybliży Ci temat, który Cię aktualnie zainteresował. Przeczytaj tekst, posiadający ciekawe informacje.

Nie wręczajmy im mnóstwa papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (przykłady dla mieszkańców stolicy: ) albo tablet (a tu dla mieszkańców Krakowa: polecany link). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na środowisko.
19/03/10, 07:19:03