Menu strony
Thomas-It

Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej korporacji to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.
komputer


Polecamy też

Systemy workflow

Praca przy komputerze
Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby zabierać się za synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.


Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby niestandardowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub naprawa zebra kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum.

Ten wpis posiada ciekawe informacje na prezentowany wątek - jeśli chcesz zdobyć większą ilość wpisów, to odwiedź stronę umowa na czas określony, która przedstawia zbliżone zagadnienia.

Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.
Opracowanie: G.S.
21/07/05, 07:38:04