Menu strony
Thomas-It

Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej korporacji to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer


Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby niestandardowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i nieustanny obieg dokumentów. Kolejny z systemów preferowany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ danych drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum.

Ten wpis posiada ciekawe informacje na prezentowany wątek - jeśli chcesz zdobyć większą ilość wpisów, to odwiedź stronę umowa na czas określony, która przedstawia zbliżone zagadnienia.

Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.
Opracowanie: G.S.
19/01/14, 07:16:01